Hvordan lage en avtale så god at du får det du betaler for!

Gjennom en artikkelserie viser Dynabyte hvordan kontraktsledelse ved hjelp av risikostyring kan sikre muligheter, unngå det uønskede og øke måloppnåelsen. I denne artikkelen vil vi vise hvordan du med enkle grep kan unngå misforståelser, inngå gode avtaler og sikre at du får det du betaler for

• Det finnes ikke dårlig avtaler.

Som kontraktsrådgiver, ivrig seiler og fjellvandrer finner jeg det naturlig å sammenlikne avtaler med vær og vind. Balansen, bevegelsene, endringene, tilpasningene og ikke minst alt det uforutsette man må forholde seg til, gjør at dynamikken i en kontrakt ofte kan være like spennende som de vær- og vindforhold man kan møte til sjøs eller til fjells. På samme måte som jeg misliker å høre at noen snakker om dårlig vær, liker jeg heller ikke at man omtaler en avtale som dårlig. I forholdet til vær snakker man ofte om dårlig klær, men for den som har vært ute en vinterkveld vet man at det dreier seg om planlegging og erfaring. Du må forberede deg, planlegge og kle deg etter forholdene, også når det kommer til avtaler.  

En kontrakt er som regel et resultat av det partene selv har tatt seg tid til å sette seg inn i, vurdere og til slutt bli enige om. Hastverk og slurv i de innledende fasene vil fort kunne medføre misforståelser, uoverensstemmelser og komplikasjoner i gjennomføringen. Ikke sjelden vil et dårlig forarbeid resultere i en ubalansert kontrakt. Den av partene som kommer skjevt ut, vil fort legge skylden på den andre, at ting er holdt tilbake, eller at det er gitt uriktige signaler eller utsagn. Dette blir like feil som å skylde på været. Med riktig tilnærming skal vi nå vise at man med enkle grep kan unngå å komme i slike uønskede situasjoner.

• Man planlegger både for å sikre måloppnåelsen, men også for å forberede seg på det uforutsette.

For å sikre gode avtaler må man planlegge og tilpasse kontrakten det behov den skal tilfredsstille. Det må etableres et mål og det må utarbeides en strategi for hvordan målet skal nås. Hvem som skal utføre og levere må velges nettopp på bakgrunn av målsetting og strategi. Muligheter og utfordringer må kartlegges og identifiseres. Potensialet må analyseres, usikkerhet vurderes og tiltak etableres. Resultatet av dette arbeidet gir deg et bilde av en situasjon, der kontrakten er kartet og den analysen du har gjort av kontrakten forteller deg hvordan du skal styre deg frem til målet. Vi kaller det risikostyring.                                                                                                           

Avtaler som utarbeides og inngås, er som regel bare en liten del av en større prosess. Denne prosessen starter som oftest med en ide eller et behov, og avsluttes som regel med en slags oppfyllelse eller en leveranse. Dette kan på en enkel måte illustreres med to sirkler. Den ene sirkelen illustrerer oppdragsgivers behov. Den andre sirkelen illustrerer leverandør sin leveranse. Kontraktens formål og partenes felles målsetting er å få disse to sirklene til å overlappe hverandre. For å få til dette må oppdragsgiver klare å formidle sitt behov på en måte som gjør at leverandøren forstår. Deretter må leverandør klare å overbevise oppdragsgiver om at man er den riktige til å oppfylle dette behovet. Først da kan en kontrakt signeres. Når man så kommer til utførelsen, eller gjennomføringen av kontrakten vil man kunne se om partene har forstått hverandre. De to sirklene vil da bevege seg mot hverandre og deretter begynne å overlappe hverandre.

Overlappingen viser felles forståelse og målsetting, og vil automatisk bygge gjensidig tillit mellom partene. Der sirklene ikke overlapper hverandre, og det inntreffer såkalte skyggeområder, vil det oppstå et slags udekket behov eller manglede betalingsvillighet. For oppdragsgiver vil et skyggeområde oppleves som man har betalt for noe man ikke får. Leverandøren på sin side vil kunne se på et skyggeområde enten som noe som ikke er dekket av avtalen og som man ikke skal levere på, eller et område som er en del av leveransen, men som oppdragsgiver ikke ønsker å betale for. Ut ifra et tradisjonelt prinsipp om ytelse mot ytelse vil partene her fort bevege seg inn i spørsmål knyttet til et eventuelt prisavslag og leverandørens utbedringsplikt. Dette spørsmålet vil vi behandle i en egen artikkel. Dersom partene ikke klarer å finne ut av denne situasjonen, eller bli enige om hva de skal gjøre med disse skyggeområdene, vil det fort kunne oppstå konflikter som til slutt vil kunne ende i mistillit mellom partene. Om mistilliten blir for stor, vil dette ofte gi grobunn for i tids- og kostnadsdrivende prosesser, som i verste fall kan ende i retten. Med litt bedre kommunikasjon og litt bedre struktur på prosessen, vil man med enkle grep klare å samordne partenes forventing og unngå misforståelser.

• Tiden er for kompleks til å kunne tro at dyrest er best?

I en reklame film står mannen og vurderer to hester som er helt like. Litt usikker og spørrende kikker han bort på selgeren og sier han ikke helt skjønner dette. «De er helt like, men den ene er mye dyrere enn den andre?» «Det må være en eller annen catch her da!» Kona står på siden og kommenterer. «Dyrest bruker jo å være best!» Mannen er enig. «Man vil jo ikke bli lurt da! Vil jo være sikker, ikke sant?» Han snur seg til selger og sier; «Da tenker vi likt begge to, da».

La det være klart, det er ikke alltid en tydelig sammenheng mellom pris og kvalitet. Selv om du betaler mye, må du ikke tro at du har kjøpt deg fri fra konflikter. Litt for ofte dreier det seg om ulik forståelse og ikke minst ulik forventing til hva det betales for. Vi snakker om partenes forståelse og forventing til kjøpers betalingsvillighet.

Som en grei styringsregel bør man kunne si at kjøper som oftest ønsker mest mulig til lavest pris. Selger på sin side ønsker størst mulig fortjeneste og derav høyest mulig pris. Disse ulike forventingene må koordineres og samordnes. Dersom forventingene ikke samordnes før avtale inngås, er sannsynligheten stor for at det kan oppstå uenighet mellom partene, enten under utførelsen eller ved levering.

For å samordne partenes forventing når det komme til kjøpers betalingsvillighet, kan det ofte være hensiktsmessig å dele anskaffelsen inn i to; pris og kvalitet. Pris i seg selv er for de fleste ganske greit å forholde seg til. Spørsmålet blir derimot noe mer komplisert når man skal forsøke å finne ut hva man egentlig har betalt for. Det er her kvaliteten kommer inn.

Kvaliteten skal i utgangspunktet imøtekomme den opprinnelige ideen, eller behovet til oppdragsgiver. For oppdragsgiver er dette så kjent og forankret i egen forståelse at det nesten ikke skal måtte forklares. Utfordringen blir derfor å forklare dette behovet. Skal man kjøpe en ting eller en vare, vil man ofte kunne sette opp noen betingelser eller utarbeide noen funksjonskrav som varen skal imøtekomme. Båten skal eksempelvis kunne kjøre fort i store bølger. Huset skal være stort og rødt. Stolen skal være god å sitte i, samtidig som den skal kunne rulles. Lastebilen skal kunne frakte store maskiner over lengre strekninger og ikke slippe ut miljøfarlige gasser. Dette er konkrete og enkle krav for leverandør. Det partene imidlertid ikke vet noe om er hvilke forventinger de har til alle de andre elementene knyttet til disse varene.  Hvor fort skal båten egentlig kjøre, hvor stort skal huset egentlig være, hva vil det egentlig si at en stol er god å sitte i, eller hva er en lengre strekning for en lastebil? Som oftest har begge parter en tanke om mye, kanskje også rundt dette. Men det er ikke dermed sagt at de tenker likt, og dersom dette ikke avklares før signering av kontrakten, er sannsynligheten stor for at det kan oppstå uenigheter når partene oppdager at de har sittet med ulike forventinger.

Kvalitet kan også knytte seg til selve leveransen. Er det en tjeneste man skal kjøpe kan man for eksempel måle kvalitet på den erfaring eller kompetanse leverandøren trenger for å utføre tjenesten. En økonomisk rådgiver bør ha en økonomisk utdannelse. Entreprenøren som skal bygge jernbane bør ha erfaring med jernbanebygging. Arkitekten som skal tegne nytt moderne nasjonalmuseum bør ha en arkitektutdannelse og kanskje ha erfaring med moderne bygninger. Prosjektlederen som skal lede prosjektet med å bygge ny motorvei gjennom et politisk betent område, må ha erfaring med politiske prosesser.

For de fleste er dette kanskje selvfølgeligheter, nesten banalt og litt irriterende å snakke om. Min erfaring er imidlertid at man sjelden kan være tydelig nok og at det er bedre å si noe to ganger enn å ta ting som selvfølge.

• Erfaring og kompetanse skjerper sansene og reduserer usikkerhet.

Som kontraktsrådgiver får man ofte muligheten til å bli med en avtale gjennom hele prosessen, fra vugge til grav.  Dette gir oss en overlegen mulighet til å bli godt kjent, ikke bare med det opprinnelige behovet, men også hvilke muligheter og utfordringer man blir stilt overfor, usikkerhet man må forholde seg til, strategi som må legges og taktikk man kan bruke for å sikre den målsettingen man har satt seg. Om kontraktsrådgiver også får lov til å være med i forhandlingene, får han også en mulighet til å bli kjent med og forstå leverandøren. Endelig får en kontraktsrådgiver et særlig godt innblikk i den dynamikken som driver partene og prosessen fremover.

Denne detaljkunnskapen gir kontraktsrådgiver ikke bare et godt utgangspunkt for å kunne gi gode råd og ta riktige beslutninger frem til signering, den gir også en strategisk posisjon i forhold til gjennomføring eller oppfyllelse av kontrakten, ikke minst med tanke på usikkerhet og å kunne styre risiko knyttet til kontrakten.

Risikostyring dreier seg om systematisk bruk av kunnskap og erfaring når man tar ulike beslutninger. Risikobasert kontraktstyring er en metode som reduserer usikkerhet og konflikter, sikrer kontroll og øker måloppnåelsen. En kontraktsrådgiver som praktiserer risikobasert kontraktstyring, vil med andre ord kunne sitte med de beste forutsetninger til å kunne styre en kontrakt og sikre kontraktens måloppnåelse.

Om du ikke har gjort det før, men først nå skjønner at risikostyring er veien til lykke, kan jeg love deg suksess og ikke minst mestringsfølelse dersom du begynner med risikobasert kontraktstyring.

Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.

Ikke glem at lykken er størst først når du når det målet du har satt deg.

• «Å nå et mål som du ikke har, er like vanskelig som å komme fra et sted du ikke har vært».
  Inger Ellen Nicolaisen