Fagartikkel: Kontraktstyring og kriser

Gjennom en artikkelserie viser Dynabyte hvordan man ved hjelp av risikostyring kan styre kontrakter, sikre muligheter, unngå det uønskede og øke måloppnåelsen. I denne artikkelen vil vi vise hvordan du som kontraktsrådgiver med enkle grep kan forberede deg på den situasjonen du ikke har lyst til å møte, - krisen.

Hva gjør du den dagen alle lamper lyser rødt, du ikke lenger ser muligheter, men bare utfordringer og det plutselig stopper helt opp. Vi snakker om den situasjonen du som kontraktsrådgiver i ettertid vil beskrive som en slags unntakstilstand eller en krise. Materiell kan være tapt. Tid er borte og penger forsvunnet. Pressen står på døra og motparten truer med søksmål langt utover kontraktens verdi. Hvem som sitter med ansvar, er ennå ikke avklart.

Mange av disse situasjonene kunne kanskje vært unngått, eller i beste fall vært begrenset. For de fleste går det som oftest bra. Opprydningen og tidsbruken kan imidlertid fort bli store for kontraktsrådgiveren.

Uavhengig av hvor kritisk en situasjon fremstår eller hvor omfattende konsekvensene blir, vil man ofte kunne bruke de samme verktøyene, når man står overfor en uønsket hendelse, som når man står overfor en krise. En uønsket hendelse er noe som avviker fra det normale og har medført, eller kan medføre ulike former for tap knyttet til de verdiene som forvaltes eller skal ivaretas. Det være seg forhold som eksempelvis påvirker liv og helse, miljø, økonomi eller omdømme. Størrelsen på den uønskede hendelsen avgjør ofte om man definerer det som en krise eller ikke. I denne artikkelen ser vi på de store uønskede hendelsene, – krisene.

Risikostyring dreier seg ikke om å fjerne risiko, men å styre risiko. Det dreier seg om å identifisere, håndtere og ikke minst prise risiko riktig. Det derfor ikke noe mål i seg selv å fjerne alle uønskede hendelser. Det vil fort bli for tidkrevende, for dyrt eller så omfattende og komplisert at det i verste fall kan føre til at virksomheten man driver ikke lenger blir bærekraftig.

Når det kommer til kriser, blir situasjonen imidlertid noe annerledes. Krisen kan i seg selv bli som bli så omfattende og ødeleggende at krisen selv setter en stopper for virksomheten. En krise er noe man vil unngå og være forberedt på å håndtere dersom den skulle inntreffe.

Risikostyring dreier seg om å forberede seg på overraskelser og håndtere en tilhørende usikkerhet. Dette er en slags sunn fornuft satt i system eller en slags etterpåklokskap på forhånd. Det dreier seg nettopp om å planlegge og forberede. Ved hjelp av risikostyring tvinges man til å se fremover, kartlegge og identifisere hva som kan inntreffe, avdekke årsaker, analysere og vurdere sannsynlighet for og konsekvensen av. Ved hjelp av denne analysen vil man kunne etablere tiltak både for å redusere sannsynligheten for at noe skal inntreffe og begrense skaden dersom det uønskede likevel skulle inntreffe.

Å forberede seg på at noe uønsket skal inntreffe innebærer at man først må definere verdiene som forvaltes eller som skal ivaretas. I de fleste kontrakter vil det ofte være snakk om penger, men også tid, miljø, samt liv og helse vil være sentrale verdien man skal ivareta i kontrakten.

Først når verdiene er fastlagt, vil man kunne søke etter de hendelsene som kan påvirke eller true verdiene negativt. På en systematisk og strukturert måte går man igjennom kontrakten, både det administrative og det operative. Kontrakten kan brukes som et kart og vil ta deg igjennom de ulike fasene og aktivitetene som skal gjennomføres. Kontrakten vil også kunne si noe om hvem som skal og hvordan aktivitetene skal utføres.

Som kontraktsrådgiver kan du lage deg et overordnet bilde over alt som kan påvirke gjennomføringen, internt som ekstern. Med dette som utgangspunkt starter du selve risikovurderingen, se figur under.

Bruk egne eller eksterne ressurser som kan fagene, som har erfaring med gjennomføring og som kjenner fallgruvene. Vær kreativ og tenk fremover. Alle hendelser som vil kunne ha en negativ påvirkning på gjennomføringen av kontrakten skal identifiseres. Når hendelsene er identifisert og strukturert må man finne årsaken til og konsekvensen av hendelsene. Deretter må du vurdere sannsynligheten for at den enkelte hendelsen vil inntreffe med ulike mulige utfall. Du må også synliggjøre hvilken usikkerhet du sitter igjen med etter denne vurderingen. Usikkerheten vil knyttes både til sannsynlighet og til konsekvens og ofte bero på det datagrunnlag som analyseres og hvem som analyserer. Et uklart konkurransegrunnlag eller en uklar kontrakt, vil fort innebære usikkerhet. Dersom det foreligger usikkerhet, må dette flagges.

Etter selve analysen skal man evaluere og etablere risikoreduserende tiltak. Hva kan du gjøre for å unngå at de uønskede hendelsene ikke skal inntreffe, og hva skal du gjøre dersom forholdet likevel inntreffer. Tiltak som reduserer sannsynligheten for at hendelsen skal inntreffe kaller vi forebyggende tiltak. Tiltak som reduserer konsekvensen eller omfanget av den skaden som har inntruffet, kalles konsekvensreduserende tiltak, eller beredskapstiltak. De ulike tiltakene sorteres og illustreres i et bow-tie-diagram, se figur under.

Bow-tie-diagrammet gir et godt bilde av hvordan man kan fordele og balansere de ulike tiltakene med tanke på når en uønsket hendelse inntreffer. Et bow-tie-diagram vil også gi et godt perspektiv i forhold til om man jobber skadeforebyggende eller om man jobber skadereduserende. 

Dersom hendelsen påvirker flere verdier, vil det også være viktig å etablere en prioriteringsliste når du etablerer de ulike tiltakene. En slik liste må ofte tilpasses. Både med tanke på den tid du har til disposisjon dersom noe uønsket skulle inntreffe, hvilke ressurser du har å spille på og ikke minst hvilken økonomisk bæreevne du har til å komme deg igjennom krisen. En kontraktsrådgiver med litt erfaring vil ofte si at det både er tids- og kostnadsbesparende å jobbe sannsynlighetsreduserende fremfor konsekvensreduserende. Å gjøre seg kjent med kontrakten og forstå hvordan kontrakten skal gjennomføres, vil typisk være et sannsynlighetsreduserende tiltak. Et søksmål vil på sin side være et konsekvensreduserende tiltak, som fort kan bli vesentlig mer kostnadsdrivende og tidkrevende dersom forholdet skyldes et mislighold man kunne unngått dersom man hadde lest kontrakten før misligholdet inntraff.

Utfordringer mange vil stå overfor når det kommer til kriser, er kanskje ikke så overraskende kompetanse og erfaring. Hva som skal gjøres, hvordan dette skal gjøres og hvem som skal gjøre dette er typiske spørsmål som dukker opp når man står midt oppi en krise. Dette kan man imidlertid tilegne seg gjennom øving. Teoretiske og praktiske øvelser vil kunne løfte både kompetanse og mestring. 

En proaktiv kontraktsrådgiver kjennetegnes ofte ved å:

• Kjenne bakgrunnen for, og forstå kontraktens formål.
• Ha kompetanse til, og erfaring med å utarbeide en formålstjenlig kontrakt. 
• Kjenne regelverk bak, og vite hvordan man skal tolke kontraktens bestemmelser.
• Forstå betydningen av, og sikre nødvendig skriftlig dokumentasjon.
• Forstå viktigheten av, og beherske god kommunikasjon.
• Opptre proaktivt, og håndtere avvik og endringer på en effektiv måte.
• Forstå ulike faglige utfordringer, og kunne utnytte seg av andres kompetanse og erfaring.
• Ha erfaring med, og egenskaper til å kunne gjennomføre forhandlinger der det er nødvendig.

Skal du i tillegg til dette også lykkes med risikostyring er det særlig tre ting du som kontraktsrådgiver må ta kontroll på:

• Systematikk og struktur; det bidrar til større effektivitet og kontinuerlig forbedring.
• Prioritering; det sørger for at oppmerksomhet og ressurser rettes mot de mest kritiske faktorene
• Oppfølging; det sikrer faktisk handling og gjennomføring av plan.

Om du lykkes med dette kan jeg love deg at du unngår unødvendige konflikter og tvister, samt tidkrevende og kostnadsdrivende rettsaker.

Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.

«Overraskelser bør ikke komme uventet»
Helge Krogh 1889-1962.