Komplekse prosjekter og ulike juridiske landskap

En forhandlingsleder spiller en kritisk rolle i å balansere interessene til de involverte parter i en forhandling, også når det kommer til offentlige anskaffelser. I prosessen fra å planlegge strategier til å ta viktige beslutninger, er det mange elementer som må på plass for å lykkes. Vi har spurt en av våre konsulenter om hva han mener er viktig i rollen som forhandlingsleder og det ansvaret han sitter med som leder av en forhandlingsprosess.

I dette innlegget får du noen gode råd for å navigere i denne komplekse rollen.

Intervju med Henrik Borrelly Bjering

Seniorkonsulent for anskaffelser i Dynabyte Consulting AS. 

– For å begynne, kan du forklare hva som er de viktigste rollene og ansvarsområdene til en forhandlingsleder i offentlige anskaffelser?

Absolutt. Rollene og ansvarsområdene til en forhandlingsleder inkluderer:

• Planlegger: Vi utvikler en klar forhandlingsstrategi, setter mål og definerer forhandlingspunkter.
• Koordinator: Det er viktig å sikre at teamet er godt informert og forberedt, samt fordele oppgaver og ansvar.
• Kommunikator: Formidling av krav og forventninger tydelig, og aktiv lytting til motpartens synspunkter er essensielt.
• Forhandler: Navigere komplekse diskusjoner, finne kompromisser og sikre at forhandlingene holder seg innenfor juridiske og etiske rammer.
• Beslutningstaker: Ta raske og informerte beslutninger basert på informasjonen som fremkommer under forhandlingene.
• Arkivar: Dokumentere alle forhandlingsmøter og beslutninger nøye for å sikre transparens og oppfølging.

Disse rollene bidrar til å sikre at forhandlingene gjennomføres på en strukturert og profesjonell måte, og at resultatet blir til det beste for alle involverte parter. I større anskaffelser så har du kanskje et større team rundt deg hvor du kan fordele disse oppgavene. Men for mindre anskaffelser så må du kanskje trå til og selv inneha de aller fleste rollene og ansvarsområdene. 

– Du nevnte at forberedelse er nøkkelen til vellykkede forhandlinger. Kan du utdype dette?

Det aller viktigste i en forhandling er å forberede seg godt. Du må vite hva du skal forhandle om og hva en ønsker å komme frem til av resultat etter forhandlingene. Større eller mer komplekse anskaffelser krever mer av deg, men ikke ta lett på de såkalt enkle anskaffelsene heller. Sørg for en god tone i forhandlingsrommet, vær ærlig. Men ikke vær redd for å stille spørsmål selv om du føler du er den eneste i forhandlingsrommet som ikke vet hva det snakkes om.

– Hvordan balanserer du behovet for å være ærlig og åpen med nødvendigheten av å oppnå de beste resultatene for din organisasjon?

Åpenhet og ærlighet skaper tillit, som er fundamentet for enhver vellykket forhandling. Samtidig må du være strategisk og taktisk. Du må vite når du skal gi innrømmelser og når du skal stå på kravene. Det handler om å finne balansen mellom å være en god kommunikator for å skape tillit og en dyktig forhandler.

Praktiske tips for nye forhandlingsledere 

– Kan du gi noen praktiske tips for nye forhandlingsledere?

Det kan jeg godt. Her er noen råd:

1. Forbered deg grundig og kjenn saken godt.
2. Hold deg rolig og samlet, selv i stressende situasjoner.
3. Lytt aktivt til motparten og prøv å forstå deres perspektiv.
4. Ikke vær redd for å stille spørsmål eller be om avklaringer.
5. Dokumenter alt grundig for å sikre transparens og oppfølging.
6. Sørg for en god tone i forhandlingsrommet og bygg relasjoner.

Oppsummering

En forhandlingsleder spiller en avgjørende rolle i å balansere interessene til alle parter og sikre at forhandlingene er både effektive og rettferdige. Ved å være godt forberedt, kommunisere tydelig og opptre ærlig, kan en forhandlingsleder navigere komplekse diskusjoner og oppnå de beste resultatene for sin organisasjon. 

Seniorkonsulent Henrik Borrelly Bjering

Arbeidsgiver: Dynabyte Consulting AS | Ansatt siden mai 2023.

Borrelly Bjering har jobbet innen offentlige anskaffelser, kontraktsrådgivning og juridisk rådgivning i anskaffelsessaker fra statlig og kommunal sektor i mer enn tolv år. Han har erfaring fra anskaffelser innenfor helse, IKT, administrasjon, eiendomsdrift.

Ferdigheter:

• Offentlige anskaffelser av tjenester og varer.
• Utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kravspesifikasjoner og kontrakter til bruk i den enkelte anskaffelse.
• Juridisk rådgivning innenfor offentlige anskaffelser.
• SSA
• Innkjøp

Foto: Privat 

henrik.borrelly.bjering@dynabyte.no

LinkedIn