Standardiserte KGV i en KI-tid: prinsipper, dilemmaer og veivalg for økt måloppnåelse

Det dukker stadig opp nye RFI-er, det diskuteres plattformer, og kravlistene fylles med ord som «moderne», «standardisert» og «KI-klar». Skal alle plutselig ha nytt KGV? Midt i systemjakten er det kanskje grunn til å stille noen erfaringsbaserte spørsmål: Vet vi egentlig hvordan et godt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) burde være – prosessuelt, anskaffelsesfaglig, juridisk og ikke minst praktisk? Har de som nå utvikler verktøyene tilstrekkelig erfaring med reelle offentlige anskaffelser til å forstå hva som faktisk avgjør om en prosess imøtekommer regelverkets krav og partenes legitime behov, og i beste fall står seg i møtet med KOFA og domstolene?

For mange behandles KGV fortsatt som et nøytralt IT-system for kunngjøring, innlevering og evaluering. Færre løfter blikket og spør hvordan verktøyet bør utformes for å ivareta de grunnleggende prinsippene, støtte reell konkurranse, sikre etterprøvbarhet – og håndtere at både oppdragsgivere og leverandører nå bruker KI i hele prosessen.

Vi har ingen intensjoner om å bremse digitaliseringen, vi har imidlertid et ønske om å bruke den klokere: Hvordan kan vi utforme og bruke KGV slik at vi kan øke måloppnåelsen i offentlige anskaffelser – når det gjelder kvalitet, konkurranse, rettssikkerhet og effektiv ressursbruk – i stedet for å gi oss nye, digitale måter å gjøre de samme feilene på?

Fra systemjungel til felles plattform

Dagens KGV-landskap oppleves ofte som et lappeteppe. Innkjøpere og fagbestillere møter ulike grensesnitt, begreper og måter å strukturere krav, kriterier og evaluering på. Leverandørene kjenner igjen funksjonen, men ikke nødvendigvis formen, fra konkurranse til konkurranse.

Når flere nå vurderer å skifte verktøy, har vi en mulighet til å tenke mer helhetlig. Vi kan fortsette å kjøpe enkeltstående systemer som primært løser tekniske oppgaver, eller vi kan bevisst etterspørre KGV som bygger på en felles informasjonsmodell (for eksempel FINT), åpne API-er og et tydelig anskaffelsesfaglig fundament.

Velger vi det siste, må både oppdragsgiver og systemleverandør forstå at KGV ikke bare er et IT-prosjekt, men et rettssikkerhets- og styringsprosjekt. Verktøyet skal understøtte lovens formål – konkurranse, effektiv ressursbruk, integritet og tillit – og forskriftens krav til blant annet etterprøvbarhet, jf. FOA § 5. Det krever mer enn pen UX og integrasjon mot arkivsystemet; det krever at man har tenkt gjennom hvordan prosessen faktisk utøves, og hvordan skjønn, vurderinger og dokumentasjon bør se ut i praksis.

Hvordan KGV kan operasjonalisere prinsippene

En styrke ved digitalisering er at de grunnleggende prinsippene i regelverket delvis kan bygges inn i verktøyet. Nettopp derfor blir det så tydelig når den anskaffelsesfaglige og juridiske forankringen er svak.

Konkurranse kan styrkes når KGV hjelper oppdragsgiver til å formulere tydelige behov og utforme konkurranser som er forståelige også for nye og mindre leverandører. Et brukervennlig, gjenkjennelig verktøy senker terskelen for deltakelse. Samtidig kan standardiserte maler svekke konkurransen hvis de fylles med ureflekterte “minimumskrav” som i praksis stenger ute deler av markedet.

Likebehandling styrkes når alle leverandører får samme informasjon, frister, struktur og kanal for spørsmål og svar. Et godt KGV sørger for sporbart dialogløp og lik anvendelse av tildelingskriteriene. Samtidig er ikke likebehandling det samme som lik behandling i alle situasjoner. Hvis alle anskaffelser presses gjennom samme mal, uten rom for saklig differensiering, kan vi i realiteten svekke prinsippet.

Forutberegnelighet ivaretas når systemet krever at oppdragsgiver tydeliggjør vekting og nivåbeskrivelser for hvert tildelingskriterium, og når dette gjøres synlig for leverandørene. Faren oppstår når verktøyet låser innkjøperen til standardformuleringer som ikke passer anskaffelsen. Da blir forutberegneligheten mer formell enn reell.

Etterprøvbarhet er det prinsippet der teknologiens styrke kanskje er mest åpenbar. God logging kan vise hvem som har gjort hva, når og på hvilket grunnlag. Et gjennomtenkt KGV kan knytte poengscore til begrunnelser og videre til konkrete steder i tilbudene. Sett opp mot forskriftens krav til etterprøvbarhet, jf. FOA § 5, er dette en klar forbedring sammenlignet med manuelle prosesser.

Men etterprøvbarhet handler ikke bare om å kunne vise en logg. Vurderingen må også være reell. KOFA har ved flere anledninger understreket at evalueringen må være reell, ikke bare formelt gjennomført. Et verktøy som legger til rette for pene, men ukritisk brukte KI-sammendrag, kan i verste fall kamuflere fravær av reell vurdering bak en tilsynelatende solid logg.

Forholdsmessighet er kanskje det vanskeligste prinsippet å standardisere. Prinsippet handler dypest sett om en konkret vurdering i hver anskaffelse: Hvilke krav, dokumentasjonsbyrder og kontraktsvilkår er forsvarlige, gitt verdi og risiko? Hvis verktøyet møter brukeren med ferdig utfylte kravpakker og standardløp som det er mer tungvint å forenkle enn å beholde, vil mange ende opp med uforholdsmessig tunge prosesser – ikke fordi behovet tilsier det, men fordi systemet legger opp til det.

KI som effektiviseringsmotor – og rettssikkerhetsutfordring

KI er blitt et eksplisitt argument når nye KGV vurderes. Mange ønsker “KI-integrasjon” eller “Copilot-støtte”. Det er forståelig, men reiser flere rettssikkerhetsspørsmål enn det ofte tas høyde for.

På oppdragsgivers side kan KI være en viktig støtte til å forbedre konkurransegrunnlag, oppdage inkonsistenser og oppsummere store mengder informasjon. Riktig brukt kan dette frigjøre tid til de vurderingene som faktisk krever menneskelig skjønn.

Samtidig må vi ta inn over oss spenningen mellom effektivitet og kravet til reell evaluering. Hvis KI blir primærleser av tilbudene, og evaluatørene i praksis forholder seg til sammendrag og forslag, er vi raskt i et grenseland hvor vurderingen ikke lenger skjer på det faktiske innholdet i tilbudene. KOFA-praksis tilsier at dette er problematisk. KI kan foreslå – den kan ikke overta ansvaret for vurderingen.

Det betyr at både oppdragsgiver og verktøyleverandør må være tydelige på rollefordelingen. KGV må utformes slik at KI-bruk loggføres, at det er lett å se hva som er forslag og hva som er menneskelig beslutning, og at verktøyet faktisk inviterer til, og forutsetter, selvstendig vurdering fra evalueringsteamet.

KI på leverandørsiden – glatte tekster og reelt innhold

Leverandørene tar også i bruk KI for fullt. Mange tilbud er nå språklig velformulerte og konsekvent strukturerte, selv der leverandøren har begrensede interne ressurser. Det kan styrke konkurransen, særlig ved å senke terskelen for mindre aktører.

Samtidig skaper det nye utfordringer. Når flere leverandører bruker KI til å svare presist på strukturen i konkurransegrunnlaget, blir tekstene mer like. Da blir det vanskeligere å se reelle forskjeller i leveranseevne. Pene formuleringer sier lite om hvor godt oppdraget faktisk vil bli løst.

KGV kan delvis møte dette ved å kreve konkrete eksempler, nøkkeltall, referanser og dokumentasjon. Verktøyet kan varsle når ulike tilbud er påfallende like, eller når besvarelser mangler substans. Men også her er vi avhengige av at KGV er utviklet med forståelse for anskaffelsesrettens krav til reell vurdering og for hvordan KI fungerer i praksis.

Når regelverket oversettes til kode og mister mening

En utfordring som sjelden diskuteres åpent, er hvem som faktisk utvikler dagens KGV-løsninger, og hvilket kunnskapsgrunnlag de bygger på. I mange tilfeller skjer utviklingen i rene teknologimiljøer, ofte med utviklere som verken har erfaring med offentlige anskaffelser eller inngående kjennskap til anskaffelsesregelverket. Forståelsen av regelverket formidles da indirekte, gjennom kravspesifikasjoner, brukerhistorier og designvalg, før den oversettes til funksjonalitet, prosessflyt og systemlogikk.

Dette er i utgangspunktet ikke et problem. Utfordringen oppstår når komplekse rettslige begreper reduseres til tekniske kategorier uten at det rettslige innholdet faktisk er forstått. Begreper som likebehandling, skjønn, vesentlighet, forholdsmessighet og reell vurdering lar seg vanskelig presse inn i faste regler og avkrysningsbokser. Likevel er det ofte nettopp dette som skjer når utviklingsteamene mangler tilstrekkelig anskaffelsesfaglig innsikt.

Resultatet kan bli systemer som fremstår konsistente i teknisk forstand, men som er svakt forankret rettslig. Prosessene går sin gang, feltene fylles ut og loggene ser ryddige ut, samtidig som systemet i praksis leder brukeren mot løsninger som er vanskelige å forene med regelverkets krav.

Språk, kultur og rettslige nyanser

Utfordringen forsterkes av at mange utviklerteam arbeider fra utlandet og på et annet språk enn både brukerne og regelverket. Offentlige anskaffelser er et område der språklige nyanser har stor betydning. Små forskjeller i begrepsbruk kan få betydelige rettslige konsekvenser. Når regelverk, veiledere og KOFA-praksis foreligger på norsk, men implementeres i systemer som utvikles og dokumenteres på engelsk, oppstår et oversettelsesledd som sjelden blir problematisert.

Det er ikke gitt at en utvikler uten anskaffelsesfaglig bakgrunn fullt ut forstår forskjellen mellom et krav og et ønske, et tildelingskriterium og et kvalifikasjonskrav, en avvisningsplikt og en avvisningsrett – eller mellom strukturert evaluering og reell vurdering. Likevel er det nettopp disse forskjellene systemene skal håndtere korrekt. Når de ikke forstås godt nok, risikerer vi at verktøyene legger føringer som gjør det vanskelig å utøve lovlig og begrunnet skjønn, eller som skaper en falsk trygghet om at regelverket er fulgt, ganske enkelt fordi systemet tillot det.

I mange RFI-er og KGV-konkurranser ser vi tung vekt på effektivisering, automatisering og integrasjon – men sjelden tydelige krav til anskaffelsesrettslig innsikt og operativ erfaring på leverandørsiden. Da risikerer vi løsninger som er teknologisk avanserte, men rettslig og praktisk underutviklet. Et KGV som skal være bærer av rettssikkerhet og tillit, kan vanskelig utvikles som et generisk “workflow-verktøy”. Det bør stilles krav om at leverandøren kan dokumentere samarbeid med, eller involvering av, personer med tung anskaffelsesfaglig og juridisk bakgrunn – ikke bare i implementering, men i selve produktutviklingen.

Bruksfrekvens, terskler og faktisk etterlevelse

Mange som skal bruke KGV, gjør det sjelden. Fagledere, prosjektansvarlige og enhetsledere som har én større anskaffelse annet hvert år, møter verktøyet med usikkerhet. Et komplekst KGV med svak pedagogisk utforming forsterker denne usikkerheten. Risikoen blir ikke bare teknisk feilbruk, men også at deler av prosessen flyttes ut av verktøyet: dialog på e-post, uformelle vurderinger i sidefiler, skjønnsutøvelse uten dokumentasjon. Da undergraves nettopp den etterprøvbarheten, jf. FOA § 5, som vi skal sikre.

Standardisering med bevissthet om dilemmaene

Vi står nå foran et skifte der mange ønsker nye KGV, samtidig som verken alle oppdragsgivere eller alle teknologileverandører nødvendigvis har tatt inn over seg hva et slikt verktøy faktisk bør være – anskaffelsesfaglig, rettslig og praktisk.

Standardisering, datadrevne prosesser og KI-støtte kan gi store gevinster. De kan også, hvis de utformes og brukes ureflektert, føre oss inn i nye typer feil: skinnvurderinger i stedet for reelle vurderinger, tunge standardløp i stedet for forholdsmessighet, og pene logger over beslutninger som i realiteten er overlatt til algoritmer.

Poenget vårt er ikke å bremse digitaliseringen, men å skjerpe blikket. Når vi nå anskaffer og utvikler nye KGV, må vi stille høyere krav til at verktøyene er bygget på anskaffelsesrettslig og operativ erfaring – ikke bare teknologisk nyvinning. Lykkes vi med det, vil nye KGV ikke bare være «moderne systemer», men konkrete virkemidler for bedre måloppnåelse i offentlige anskaffelser – i tråd med både lovens formål og brukernes faktiske behov.