Leverandørevaluering er nøkkelen til suksess

Leverandørevaluering i kontrakter

Opplever du utfordringer med å skape gode resultater fra leveransene til leverandøren din, så bør du lese denne artikkelen.  Leverandørevaluering er en sentral del av en profesjonell oppfølging av kontrakter, spesielt når målet er kontinuerlig forbedring av leveransene. I denne artikkelen belyser vi hvordan oppdragsgivere kan evaluere leverandører for å sikre at leveransene oppfyller forventningene og bidrar til suksess i prosjektet. 

Viktigheten av leverandørevaluering 

Leverandørevaluering er ikke bare en form for oppfyllelse av kontrollregimet, men også et verktøy for å fremme kontinuerlig forbedring. Ved å evaluere leverandørens prestasjoner regelmessig, og gi konkrete og ærlige tilbakemeldinger på disse, kan oppdragsgiver identifisere områder som trenger forbedring og iverksette nødvendige tiltak i tide. Dette er spesielt viktig i sammenheng med usikkerhetsstyring i prosjektet, da det gir oppdragsgiver muligheten til å ta informerte beslutninger som kan påvirke prosjektets utfall positivt.

Fokus på kontinuerlig forbedring

Evalueringen bør alltid ha et fokus på kontinuerlig forbedring. Dette innebærer at både oppdragsgiver og leverandør samarbeider for å identifisere forbedringsområder og implementere tiltak som kan heve kvaliteten på leveransene over tid.

KPI’er for Leverandørevaluering

Leverandørevalueringen baseres på syv nøkkelindikatorer (KPI’er):

1. HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet): Inkluderer SHA (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø) og ytre miljø.
2. Kvalitet: Gjelder både kvaliteten på fysiske arbeider og dokumentleveranser samt rapporter.
3. Leveringstid: Omfatter leveringstid og oppnåelse av frister og milepæler for både fysiske arbeider og dokumentleveranser.
4. Kommersielle forhold: Vurdering av endringshåndtering, profesjonalitet i oppfølging av underleverandører og andre økonomiske aspekter for kontraktsoppfyllelse.
5. Risikostyring: Evaluering av leverandørens evne til å identifisere og håndtere risikoer.
6. Grensesnitthåndtering: Hvordan leverandøren håndterer grensesnitt med andre aktører og interessenter.
7. Samfunnsansvar: Leverandørens bidrag til samfunnsansvar, seriøsitet og bærekraft.

Evaluering med trafikklys

Evalueringen kan utføres ved hjelp av et trafikklyssystem:

• Grønt lys: Indikerer at leveransen oppfyller eller overgår forventningene.
  
• Gult lys: Indikerer at det er behov for forbedring.
• Rødt lys: Indikerer at leveransen ikke oppfyller forventningene og krever umiddelbare tiltak.

Alle gule og røde lys følges opp med konkrete forbedringstiltak der leverandøren må melde tilbake til oppdragsgiver hvordan hun eller han skal øke scoren i neste evalueringsperiode. Dette systemet legger til rette for mange gode, men også krevende diskusjoner om riktig forventningsnivå på leveransene. Prosjektledelsen får med dette verktøyet et mer konkret bilde av hvor «skoen trykker» i prosjektgjennomføringen og gir innspill til hvordan prosjektet kan forbedre leveransene fremover.

Suksesskriterier for leverandørevaluering

For at leverandørevalueringen skal være vellykket, bør metoden presenteres som et positivt tiltak hos både oppdragsgiver og leverandør allerede i oppstartsfasen straks etter kontraktsignering. Det kan forhåpentligvis skape en felles forståelse og forpliktelse til kontinuerlig forbedring fra starten av samarbeidet og tydelige forventningsavklaringer til de kommende leveransene i prosjektet.

Andre suksesskriterer

• Tverrfaglig intern evaluering: Underveis i gjennomføringen bør alle som bidrar i leverandøroppfølgingen gi sine tilbakemeldinger til leverandøren.
• Tydelig oppgavefordeling: Etablere klare roller og ansvar internt i prosjektteamet for hvem som bidrar i evalueringen og hvem som administrerer evalueringsskjemaet.
• Gode diskusjoner: Evalueringene skal danne grunnlag for konstruktive diskusjoner om forventningsnivå på kvaliteten i leveransene.
• Enkel gjennomføring: Selve evalueringen bør gjennomføres raskt og enkelt, med et håndterbart antall spørsmål.
• Regelmessig evaluering: Dette bør gjennomføres kvartalsvis, eller minimum halvårlig i langvarige kontrakter slik at det skapes kontinuitet. Dersom man gjennomfører evalueringer hvert kvartal kan man også se trender over tid og lettere beslutte treffsikre tiltak.
• Profesjonelle kommentarer: Kommentarer til hver score bør være faglig forankrede, dokumenterbare og etterprøvbare.
• Kontradiksjon: Leverandøren skal gis anledning til å kommentere og rette opp eventuelle misforståelser før rapporten lukkes og arkiveres.
• Uenighet: Det er lov å være uenige, og hver part bestemmer sin endelige evaluering.
• Forbedringstiltak: Ved gult eller rødt lys skal leverandøren gi tilbakemelding om hvordan dette kan forbedres innen neste evaluering.

Oppmsummering

Leverandørevaluering i langvarige kontrakter er et godt virkemiddel for å sikre kontinuerlig forbedring og oppnåelse av prosjektmålene. Gjennom å arbeide systematisk og profesjonelt kan oppdragsgivere og leverandører samarbeide effektivt for å identifisere og implementere nødvendige forbedringstiltak. Dette bidrar til å styrke samarbeidet og sikre at leveransene oppfyller de høye standardene som kreves i kontraktene.

Har du behov for bistand til hvordan man lykkes i kontraktsoppfølgingen med leverandørevaluering? Da er det bare å ta kontakt med en av konsulentene i Dynabyte Consulting AS og vi vil hjelpe deg i å nå dine prosjektmål.