Bloggserien: Litt bedre

Å slukke en brann, rydde en branntomt og bygge opp igjen det tapte, tar lengre tid og koster vesentlig mer enn å bytte batteri på en brannvarsler. Som kontraktsrådgivere er vi spesielt opptatt av å se fremover, opptre proaktivt og jobbe forebyggende, – fordi vi vet det er verdt det.

I en ny bloggserie «#Littbedre» ønsker vi å løfte frem relevante problemstillinger som vi tenker andre kan lære av og dermed være litt bedre forberedt. Både for å spare tid og penger, – men kanskje aller mest fordi vi liker at andre lykkes.

Første innlegg i denne serien er skrevet av Pål Marius Mørch-Hassel og knytter seg til vesentlige endringer i kontrakt ved offentlige anskaffelser.

God lesning.

Vesentlige endringer i kontrakt ved offentlig anskaffelse 

1. Saken gjelder

En leverandør hevder at en kommune har foretatt vesentlige endringer i en inngått kontrakt uten å kunngjøre en ny konkurranse. 

2. Problemstilling

I en offentlig anskaffelse er en endring ikke tillatt dersom den fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten.

3. Relevant hjemmel

Hovedregelen om endringer i inngåtte kontrakter følger av forskrift om offentlige anskaffelser § 28-2, som fastsetter når en endring anses som vesentlig. Ifølge bestemmelsen er en endring alltid vesentlig dersom den:

• Endrer kontraktens karakter på en måte som kunne påvirket konkurransen,

• Utvider eller reduserer kontraktens omfang betydelig,

• Endrer den økonomiske balansen i favør av leverandøren, eller

• Bytter ut den opprinnelige leverandøren på en måte som ikke er tillatt etter reglene.

Dersom endringen er vesentlig etter disse kriteriene, anses endringen som en ny kontrakt(anskaffelse), og det må gjennomføres en ny konkurranse.

4. Analyse

For å vurdere om kommunens endringer i kontrakten er vesentlige, må vi skaffe oss kontroll på fakta og analysere hvordan endringen påvirker kontraktens karakter og økonomiske forhold. Spørsmål vi stiller oss:

• Har endringen påvirket konkurransen:

Dersom det kan dokumenteres at andre leverandører ville deltatt i konkurransen dersom de kjente til endringen, kan dette tale for at den er vesentlig.

• Er det foretatt en omfangsmessig endring:

Hvis kontrakten er utvidet eller redusert betydelig i omfang eller verdi, kan det være et brudd på regelverket.

• Foreligger det en økonomisk balanse:

Dersom endringen gir leverandøren en vesentlig fordel som ikke var en del av den opprinnelige konkurransen, kan det utgjøre en ulovlig direkte anskaffelse.

I denne saken var det snakk om kun mindre justeringer kommunen hadde gjort, innenfor 10 % av kontraktsverdien (jf. unntaket i § 28-1). Endringen ble vurdert til å ikke anses som vesentlig.

Dersom det imidlertid hadde vært snakk om en betydelig endring i leveransen, pris eller partens rettigheter, ville dette kunne innebære at kommunens endringer oppfylte kriteriene for vesentlighet i forskrift om offentlige anskaffelser § 28-2. I så fall ville vår anbefaling vært at kommunen burde gjennomføre en ny konkurranse. I et slikt tilfelle ville leverandøren hatt grunnlag for å klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller forfølge saken rettslig. En slik handling ville vært både tids- og kostnaddsdrivene for kommunen.

5. Konklusjon – Læring

For å unngå forstyrrelser, eventuelle klager til KOFA eller andre rettslige utfordringer, bør en offentlig innkjøper sikre at alle endringer fortløpende dokumenteres og vurderes opp mot vesentlighetskriteriene. I tillegg bør en offentlige innkjøper forberede seg på å kunne svare ut ulike henvendelser fra tredjepart.