Offentlige anskaffelser

– en balansekunst i fart

Offentlige anskaffelser er ikke en skrivebordsøvelse. Det er en balansekunst i fart, der du skal hente ut mest mulig verdi for fellesskapet samtidig som konkurransen oppleves rettferdig og forutsigbar.

Handlingsrommet er reelt: du kan stille behovsnære krav, bruke kvalitative kriterier, holde dialog og forhandle. Samtidig står grunnpilarene fast: likebehandling, gjennomsiktighet og lojalitet til konkurransegrunnlaget. Nettopp i møtet mellom fleksibilitet og forutsigbarhet ligger oppdragsgiverens hverdag – og muligheten til å lykkes bedre.

Fra “riktig leverandør” til riktig tilbud

I praksis vinner ikke «den beste leverandøren» i abstrakt forstand, men det beste tilbudet målt mot publiserte kriterier og metode. Derfor må kvalitetsbehov oversettes til målbare kriterier og tydelige underkriterier. Når vi forsøker å premiere «riktig leverandør» uten dekning i konkurransegrunnlaget, ryker forutberegneligheten – og tilliten. Bruk energien tidlig: test krav og kriterier med markedet, juster språket, og gjør dokumentasjonskravene proporsjonale med kontraktsrisikoen. Da får du bedre tilbud – og færre klager.

Avklaringer: nyttig verktøy, ikke forhandling

Avklaringer er et nyttig verktøy, men ikke en uformell forhandlingsrunde. Rydd opp i formalia og misforståelser, ikke i substans. Still deg spørsmålet: endrer svaret tilbudets realitet eller konkurranseposisjon? Hvis ja, stopp. Et internt «avklaringsregime» med røde linjer gjør teamet tryggere, sparer tid og reduserer risikoen for å trå feil i pressede situasjoner.

Metode for kvalitative kriterier

Kvalitative kriterier krever en metode som tåler etterprøving. Beskriv en enkel skala – for eksempel 0–10 – med indikatorer for lav, middels og høy oppfyllelse. Gjennomfør et kort kalibreringsmøte før evaluering, gjerne med 1–2 fiktive caser. Når dere begrunner, lenk vurderingene direkte til konkrete tekststeder i tilbudene. Skjønn skal ikke fjernes – det skal tydeliggjøres. Slik går vi fra «magefølelse» til sporbar kvalitet.

Når behovet endres: avlysning fremfor “lapping”

Noen ganger endrer behovet seg underveis. Da kan det være ryddigere å avlyse enn å «lappe». Vesentlige endringer er slike som kan ha påvirket hvem som deltok eller hvordan tilbud ble utformet. En tydelig avlysning, godt begrunnet og respektfullt kommunisert, bygger tillit i markedet og beskytter konkurransen. KOFA og Høyesterett er tydelige: selv mindre regelbrudd kan få store følger hvis de kan ha påvirket utfallet. Formen er ikke pynt – den er rettferdighetsmekanismen som sikrer legitimitet.

Fire grep til neste konkurranse

Disse grepene skaper fart, flyt og forutsigbarhet – uten å kvele handlingsrommet:

· Gjør en rask markedsforespørsel (RFI) for å teste krav og kriterier, og dokumenter innsikten. Beskriv evalueringsmetoden konkret skala, indikatorer, prisformel, og om metoden er relativ eller absolutt – og hold linjen.   

· Beskriv evalueringsmetoden konkret skala, indikatorer, prisformel, og om metoden er relativ eller absolutt – og hold linjen.  

· Etabler et avklaringsregime med røde linjer og en kort sjekkliste for minstekrav/avvik. 

· Gjennomfør en «red team»-lesning med en kollega som ikke har skrevet konkurransen.  

Formål og virkemidler – i ett

Vår målsetting er å spille vår oppdragsgiver trygg, handlekraftig og motivert. Vi kobler prinsippene fra KOFA og Høyesterett til konkrete verktøy du kan bruke i morgen: tydelige kriterier, kalibrert metode, stramme avklaringslinjer og disiplin i endringshåndtering.

Vi bruker en narrativ ramme (balansekunst) for å skape gjenkjennelse, et energisk og løsningsorientert språk for å bygge mestring, og korte, operative råd som senker terskelen fra innsikt til handling. Slik blir prosessen mer enn regelteknikk – den blir et virkemiddel for bedre tjenester. Når rammene brukes klokt, øker konkurransens kvalitet, leverandørene skjerper tilbudene, og innbyggerne merker forskjellen i hverdagen. Det er derfor vi sier: riktig leverandør, valgt på riktig måte – med mening.