Frister knyttet til ferie og høytid

Vi nærmer oss påske, og vi vet at frister som faller tett opp mot ferier og høytider kan skape stress og utfordringer for mange kontrakt- og anskaffelsesrådgivere. I denne bloggen lufter vi noen stressreduserende tiltak som med enkle grep kan hjelpe mange med å unngå problemer og sikre en smidig prosess:

Unngå stress og utfordringer i forbindelse med ferie og høytid.

1. Planlegg frister strategisk

Forsøk å påvirke tidsplanleggingen tidlig i prosessen. For eksempel kan du foreslå at frister legges før eller etter høytider, slik at viktige oppgaver ikke kolliderer med ferier. En proaktiv dialog med prosjektledere og beslutningstakere kan gjøre dette lettere.

2. Prioriter godt prosjektlederskap

Sørg for at anskaffelsesprosjekter har en klar struktur med tydelige milepæler og avsatt tid til eventuelle forsinkelser. Dette gir rom for å håndtere kritiske oppgaver uten tidspress. Et verktøy som kan være nyttig her, er Gantt-diagrammer for å visualisere tidslinjer.

3. Etabler en bufferperiode

Gi deg selv og teamet ditt en buffer ved å sette interne frister som er tidligere enn de faktiske fristene. Dette gir deg fleksibilitet til å håndtere uforutsette hendelser eller forsinkelser.

4. Styrk kommunikasjon med interessenter

Kommuniser tydelig med leverandører og samarbeidspartnere om tidsfrister og forventninger. For eksempel kan du informere om at dokumentasjon må leveres i god tid før ferien for å sikre nødvendig behandling.

5. Automatiser prosesser hvor mulig

Bruk digitale verktøy som kan støtte anskaffelsesprosessen, som automatiserte påminnelser om frister eller digitale signeringsverktøy. Dette kan redusere administrativt arbeid under hektiske perioder.

6. Planlegg ressursbruk i ferier

For høytider, sørg for at nøkkelpersoner er tilgjengelige for å håndtere kritiske oppgaver, enten gjennom vaktordninger eller ved å delegere ansvar til et dedikert ferie-team.

Ved å implementere disse tiltakene kan du som kontrakt- og anskaffelsesrådgiver være med på å redusere stress knyttet til frister, sikre at prosessene går smidig gjennom høytider og øke måloppnåelsen.